Wozu schreiben Sie Mails an Ihre Mitarbeitenden? Wozu setzen Sie Posts in den sozialen Plattformen ab?
Diese Fragen sind nicht nur mein Einstieg. Das sollte immer Ihr gedanklicher Einstieg sein. Bevor Sie auch nur den ersten Buchstaben tippen.
Reden wir nicht über Nachrichten wie: „Konferenz beginnt zehn Minuten später. Bis gleich.“ Sondern über die, in denen Sie als Führungskraft auftreten und Botschaften rüberbringen wollen, die nachhaltig verfangen sollen. Nehmen wir als Beispiel das, was viele von uns in den vergangenen Wochen in die Postfächer und ihre Feeds geballert bekommen haben: die Weihnachts- und Neujahrswünsche von Chefin, Vorstand, Abteilungsleiterinnen, Geschäftspartnern, Dienstleistern.
Was von dem, was in diesen Nachrichten drinstand, wissen Sie noch? Wenn Sie sie überhaupt gelesen haben…
Bei mir ist hängen geblieben: ein allgemeines Danke und auf dass es 2024 besser werde.
Unabhängig von Weihnachten und Neujahr: Reicht Ihnen so etwas in Ihren Nachrichten? Ich sag mal so: Sie hätten das Potenzial für mehr!
Tipp 1: Klären Sie „Was will ich mit meiner Nachricht erreichen?“
Bleiben wir mal bei der obligatorischen Jahresend-Nachricht. Vielen dieser Texte entnehmen wir doch zwischen den Zeilen: Da hat sich jemand gedacht: „Ach, diese eine Mail ans ganze Team da muss ich ja auch noch schreiben.“
Viele dieser Nachrichten lesen sich meiner Erfahrung nach so, als seien sie eine Pflichtübung. Was aber soll diese Mail? Und welches Potenzial hätte sie?
Einfach mal wieder ein Hallo von oben?
Tradition wahren?
Sich als einfühlsame Führungskraft geben?
Eine neue Marschroute fürs neue Jahr vorgeben?
Eigene Autorität unterstreichen?
Unsicherheiten zerstreuen?
Aufbruchstimmung vermitteln?
Neues bekanntgeben?
Legen Sie sich bei Ihren Mails und Posts fest. Denn dann werden Sie danach viel zielgenauer formulieren.
Tipp 2: Formen Sie Ihre Haltung zu Leserschaft und Text
Wie denken Sie über die Adressaten Ihrer Nachricht? Wie sollte das Ihren Text prägen? Je nach innerer Haltung wird es Ihnen leichter fallen, überzeugend zu formulieren. Schärfen Sie vorab Ihre Einstellung. Etwa, indem Sie sich sagen:
Die Leute, die den Text lesen, warten ungeduldig auf Informationen von mir. Sie haben mehr Input meinerseits verdient und nötig.
Die Empfänger sind einerseits sehr kompetent in ihren jeweiligen Fachgebieten, haben aber wenig Gespür für meine Aufgaben. Ich muss da behutsam auf meine Rolle hinweisen, ohne abgehoben zu wirken.
Die Leser sehen mich als ihren Kumpel/Antreiber/Konkurrenten/Sargnagel/Mentor/Schutzengel und diesen Eindruck möchte ich fördern/abschwächen.
Und so weiter. Eine klare Haltung, zu dem, was jetzt ansteht, nämlich das Schreiben, hält Sie davon ab, mangels klarer Haltung ins Belanglose abzudriften.
Tipp 3: Formulieren Sie knapp und an der Neugier der Leser entlang
Machen wir uns nichts vor: Auch Nachrichten von oberster Ebene werden gerne flott mal quergelesen, wenn nicht sogar komplett ignoriert. Insbesondere, wenn schon der Betreff andeutet, dass nicht mehr als nette Worte zu erwarten sind:
„Betreff: Einfach mal ein Dankeschön“ oder „Betreff: Fröhliche Ostern Euch allen!“
Sorgen Sie für Neugier, die solange anhält, dass alle Ihre zentralen Botschaften rüberkommen und verfangen. Mit der Betreffzeile fängt es an: auf den Punkt. Wie in einer Schlagzeile, die alle reinziehen soll.
Betreff: Neustart 2024: Die großen 5 Punkte bis zum Sommer.
Betreff: Und nach Ostern geht was Neues los.
Betreff: Unser Firmen-Claim und was er bedeutet.
Gliedern Sie danach nach dem Prinzip der „Smart Brevity“, der schlauen Kürze:
Schlagzeile (der Betreff oder die Überschrift)
Leitsatz (zum Beispiel „Hier erfahrt ihr alles über unseren 5-Punkte-Plan für schlankere Prozesse und mehr Kundennähe“)
Warum es interessant ist („Alle von uns werden eingebunden. Die neuen Abläufe betreffen alle. Das wird ein neues Arbeiten. Es geht so schnell wie möglich los.“)
Vertiefung („So wollen wir vorgehen…“)
So liefern Sie genau das, was sich die Leser in dieser Sekunde fragen. Die bleiben am Ball.
Mehr zu Smart Brevity in dieser Karriereleiter-Ausgabe.
Tipp 4: Erwartbares streichen. Überraschungen einbauen.
Ersparen Sie allen Floskeln und die Bedienung von Erwartbaren. Ich habe mal im Advent eine Werbekampagne gesehen, deren Claim lautete: Jetzt schon an Ostern denken.
Das war Ende des vergangenen Jahrhunderts. Ich habe das Plakat damals für zehn Sekunden betrachtet und habe es bis heute vor Augen.
Faustregel: Mit Texten, die man beim Querlesen mit einem leise geflüsterten „Blablablabla“ begleiten könnte (wir alle kennen das), bleiben Sie hinter dem Möglichen zurück. Am besten streichen.
Tipp 5: Vermeiden Sie Substantivierungen und Passiv. Für mehr Nähe.
Für viele ist es eine Binse, aber trotzdem passiert es genauso vielen immer wieder:
Sie streuen Substantivierungen ein und formulieren seelenlos im Passiv.
Besser nicht: „Die Änderungen werden ab Oktober implementiert.“
Sondern: „Ab Oktober setzen wir die neuen Ideen um.“
Besser nicht: „Die Umsetzung gelingt uns noch nicht.“
Sondern: „Wir kriegen es noch nicht so richtig hin.“
Besser nicht: „Sie sprechen sich für eine Anhebung der Bezüge aus.“
Sondern: „Sie wollen mehr verdienen.“
Durch Aktiv-Formulierungen und mehr Verben statt Substantivierungen (also etwa bezahlen statt Bezahlung) wirken Ihre Texte lebendiger und nahbarer. Einfach weniger wie Beamtendeutsch.
Gehen wir es nochmal durch:
Legen Sie sich fest: Was wollen Sie mit Ihrem Text erreichen?
Formen Sie Ihre Haltung dazu.
Reißen Sie mit durch knackige Formulierungen entlang der Neugier.
Setzen Sie auf unvorhersehbare Formulierungen.
Sprühen Sie vor lauter Aktiv und Verben – das macht auch die Leser munter.
Dann lesen Ihre Adressaten gerne und vielleicht sogar bis zum Ende. Das wäre ein tolles Kompliment.
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